Hồ sơ, thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc chi tiết 2026

Với sự phát triển của giao thương quốc tế, việc chuyển dịch từ tiểu ngạch sang chính ngạch đang là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp kinh doanh hàng Trung Quốc. Để giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng, minh bạch hóa đơn chứng từ và bảo vệ dòng vốn an toàn trước những biến động thắt chặt xuất nhập khẩu, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và các bước thực hiện thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc một cách tối ưu nhất. 

Nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc là gì?

“Nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc là hình thức nhập khẩu hàng hóa thông qua hợp đồng thương mại quốc tế hợp pháp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, khai báo hải quan theo quy định của pháp luật Việt Nam, và được thực hiện qua cửa khẩu chính thức giữa hai quốc gia (thường là đường bộ, đường biển hoặc đường sắt).”

Khác với tiểu ngạch, hàng hóa đi theo đường chính ngạch phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ, tờ khai hải quan, đóng thuế đầy đủ và chịu sự kiểm tra nghiêm ngặt của các cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng, kiểm dịch (nếu có). Đây là giải pháp an toàn, bền vững cho các doanh nghiệp muốn kinh doanh lớn và minh bạch nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.

Bảng so sánh nhập khẩu chính ngạch và nhập khẩu tiểu ngạch

THAM KHẢO:

• Hàng chính ngạch là gì? Các bước nhập khẩu hàng chính ngạch
• 6 kinh nghiệm nhập khẩu hàng Trung Quốc hiệu quả, tối ưu chi phí

Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc cần giấy tờ gì?

Để quá trình thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ và tránh tình trạng phát sinh chi phí lưu kho bãi, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc hoàn chỉnh là bước quan trọng nhất. Bộ hồ sơ này bao gồm các chứng từ thương mại quốc tế từ người bán và các giấy tờ pháp lý tại Việt Nam. 

Bộ chứng từ từ phía Trung Quốc (người bán)

Ngay khi hàng hóa được đóng xong hoặc khi phương tiện vận chuyển bắt đầu khởi hành, doanh nghiệp nhập khẩu cần yêu cầu đối tác phía Trung Quốc cung cấp ngay bộ chứng từ gốc (hoặc bản scan tùy theo phương thức làm hàng) bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Văn bản pháp lý ghi rõ thỏa thuận giữa hai bên về tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng quốc tế (Incoterms như FOB, EXW, CIF).

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện rõ trị giá lô hàng, thông tin người mua, người bán, điều kiện thanh toán để làm căn cứ tính thuế hải quan.

<input alt="Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc" src="/assets/uploads/files/thu-tuc-nhap-khau-chinh-ngach-trung-quoc (2).jpg" style="height:600px; width:800px" type="image" />

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Bảng kê chi tiết quy cách đóng gói, tổng số kiện, trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng tổng (Gross Weight) của toàn bộ lô hàng.

• Vận đơn (Bill of Lading - B/L hoặc Airway Bill): Chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc hãng hàng không cấp, xác nhận hàng hóa đã được xếp lên phương tiện và quyền sở hữu thuộc về người nhập khẩu.

• Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O Form E): Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN - Trung Quốc (ACFTA). Nếu thiếu C/O Form E, bạn sẽ phải nộp thuế nhập khẩu theo mức thông thường rất cao.

• Giấy phép xuất khẩu (nếu là hàng có điều kiện).

Hồ sơ chuẩn bị tại Việt Nam (người nhập khẩu)

Về phía doanh nghiệp Việt Nam, nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì? Bạn cần chuẩn bị sẵn các công cụ và hồ sơ pháp lý sau:

• Chữ ký số doanh nghiệp (USB Token): Đã được đăng ký và kích hoạt kết nối với hệ thống Tổng cục Hải quan để phục vụ việc truyền tờ khai điện tử.

• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Được khai báo và truyền trực tuyến qua phần mềm hải quan chuyên dụng (như ECUS5/VNACCS).

• Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành: Áp dụng đối với các nhóm mặt hàng chịu sự quản lý đặc biệt của các Bộ, ngành (ví dụ: Mỹ phẩm thuộc Bộ Y tế, thiết bị viễn thông thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, hóa chất thuộc Bộ Công thương).

• Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành: Đối với hàng hóa thuộc diện phải kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng Nhà nước hoặc công bố hợp quy. Doanh nghiệp phải đăng ký trước hoặc ngay khi hàng về đến cửa khẩu để lấy mẫu kiểm nghiệm.

• Hợp đồng vận chuyển / hóa đơn vận chuyển nội địa (nếu dùng forwarder).

Một số lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ

Với kinh nghiệm trong ngành logistics Trung - Việt, Ỷ Thiên Logistics nhận thấy phần lớn các ca vướng mắc, chậm thông quan đều xuất phát từ lỗi chứng từ. Do đó doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Sự nhất quán về mặt dữ liệu: Tất cả các thông tin cốt lõi bao gồm tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, số kiện, trị giá, thông tin công ty (tên, địa chỉ) phải trùng khớp 100% trên tất cả các loại giấy tờ từ Hợp đồng, Invoice, Packing List cho đến C/O và Tờ khai. Một dấu chấm, dấu phẩy hoặc lỗi chính tả sai lệch ở địa chỉ cũng có thể khiến hải quan nghi vấn và dừng thông quan.

• Kiểm tra tính hợp lệ của C/O Form E: Hải quan Việt Nam kiểm tra C/O Form E rất nghiêm ngặt. Hãy chắc chắn rằng con dấu và chữ ký của cơ quan cấp phép tại Trung Quốc (như CCPIT hoặc Hải quan Trung Quốc) rõ ràng, không bị mờ, không có dấu hiệu tẩy xóa. Ô số 13 trên C/O phải được tích chọn chính xác nếu hàng hóa thuộc diện đi qua nước thứ ba (Third party invoicing) hoặc triển lãm.

• Chuẩn bị chứng từ thanh toán: Luôn lưu giữ lệnh chuyển tiền qua ngân hàng (T/T, L/C) để chứng minh tính trung thực về trị giá lô hàng khi cơ quan hải quan yêu cầu tham vấn giá, tránh trường hợp bị áp mức giá thuế giả định cao hơn thực tế.

XEM THÊM:

• Dịch vụ vận chuyển chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam
• Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch từ A-Z uy tín

Thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch về Việt Nam

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch đòi hỏi sự chính xác trong từng công đoạn. Việc thực hiện đúng trình tự giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ và tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là 6 bước chi tiết:

Xác định loại hàng hóa, mã HS code

Trước khi tiến hành ký hợp đồng hoặc chuyển tiền đặt cọc, doanh nghiệp cần xác định rõ mặt hàng định nhập khẩu thuộc diện nào: hàng hóa thông thường, hàng nhập khẩu có điều kiện (phải xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành) hay hàng hóa thuộc danh mục cấm nhập khẩu vào Việt Nam.

Sau khi xác định được tính chất hàng hóa, bạn tiến hành tra cứu mã HS code dựa trên biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành. Mã HS này là cơ sở pháp lý duy nhất để xác định mức thuế suất doanh nghiệp phải nộp và các chính sách quản lý mặt hàng đi kèm. Việc áp sai mã HS code có thể dẫn đến phạt hành chính vì khai sai thuế suất hoặc làm chậm tiến độ thông quan nghiêm trọng.

Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi phương tiện vận chuyển cập cảng hoặc cửa khẩu biên giới, nhân viên chứng từ phải rà soát lại toàn bộ hệ thống giấy tờ do đối tác Trung Quốc cung cấp (như Invoice, Packing List, C/O Form E).

Mục đích của việc kiểm tra này là phát hiện sớm các sai sót về trọng lượng, số lượng, lỗi chính tả ở tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ. Việc sửa đổi chứng từ ngay tại đầu Trung Quốc luôn dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi hàng đã về đến Việt Nam mới phát hiện lỗi.

Truyền tờ khai hải quan

Khi nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng vận chuyển, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số và phần mềm hải quan điện tử (thông dụng nhất là ECUS5/VNACCS) để tiến hành nhập liệu và truyền thông tin lên hệ thống của Tổng cục Hải quan.

Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận dữ liệu và phân luồng tờ khai trực tuyến:

• Luồng Xanh (Mã luồng 1): Lô hàng được thông quan tự động. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn thành nghĩa vụ thuế là có thể in mã vạch để xuống cảng lấy hàng.

• Luồng Vàng (Mã luồng 2): Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy của lô hàng. Nếu bộ chứng từ chuẩn chỉnh và không phát hiện sai lệch, tờ khai sẽ được chuyển sang trạng thái thông quan.

• Luồng Đỏ (Mã luồng 3): Đây là mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa (khui container hoặc mở kiện hàng để kiểm đếm trực tiếp) kết hợp với việc đối chiếu hồ sơ giấy để xác minh tính trung thực của khai báo.

Xác định các loại thuế cần nộp

Dựa trên mã HS code đã áp tại bước 3.1 và trị giá khai báo của lô hàng, hệ thống hải quan sẽ tự động tính toán các loại thuế mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp. Thông thường một lô hàng nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc sẽ chịu các sắc thuế sau:

• Thuế nhập khẩu: Được tính bằng công thức lấy Trị giá tính thuế của hàng hóa nhân với thuế suất nhập khẩu tương ứng. Nếu doanh nghiệp xuất trình được C/O Form E hợp lệ, mức thuế suất này sẽ được áp dụng biểu thuế ưu đãi đặc biệt ACFTA (nhiều mặt hàng được giảm về 0%).

• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thường ở mức 8% hoặc 10% tùy thuộc vào từng chủng loại mặt hàng theo quy định pháp luật hiện hành.

• Các loại thuế khác: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tự vệ hoặc thuế chống bán phá giá (nếu mặt hàng thuộc diện điều chỉnh đặc biệt).

Nộp thuế theo quy định

Ngay sau khi có số thuế chính thức trên tờ khai, doanh nghiệp tiến hành nộp tiền vào kho bạc nhà nước. Phương thức nhanh nhất hiện nay là nộp thuế điện tử qua các ngân hàng thương mại có liên kết trực tiếp với hệ thống hải quan (Nộp thuế 24/7). Hệ thống hải quan sẽ tự động trừ nợ thuế và chuyển trạng thái tờ khai sang "Thông quan" ngay khi nhận được tiền báo điện tử từ ngân hàng.

Thông quan và vận chuyển hàng về kho Việt Nam

Sau khi hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế và kết thúc các bước kiểm tra thực tế (nếu tờ khai rơi vào luồng Đỏ), chi cục hải quan cửa khẩu sẽ ra quyết định thông quan cho lô hàng. Doanh nghiệp in phiếu mã vạch, thanh toán các chi phí nâng hạ container, phí lưu kho bãi tại cảng/cửa khẩu, sau đó điều phối xe tải hoặc xe container để bốc dỡ hàng hóa và vận chuyển về kho riêng tại Việt Nam.

“Quy trình khai báo hải quan hàng nhập từ Trung Quốc không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu đúng, làm đúng ngay từ bước lập chứng từ và khai báo. Nếu khai sai mã HS, sai trị giá hay thiếu hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp có thể bị phạt, chậm thông quan hoặc bị truy thu thuế.”

THAM KHẢO:

• 6 kinh nghiệm nhập khẩu hàng Trung Quốc hiệu quả, tối ưu chi phí
• Nhập hàng Quảng Châu chính ngạch: quy trình, thủ tục, thuế phí

Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc

Trên thực tế làm hàng xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu và cảng biển, việc nắm vững lý thuyết quy trình là chưa đủ. Để hạn chế tối đa các rủi ro bị phạt hành chính, giữ hàng hoặc tịch thu hàng hóa, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

• Vấn đề sở hữu trí tuệ và bảo hộ thương hiệu: Tuyệt đối không nhập khẩu các mặt hàng giả mạo, nhái kiểu dáng hoặc thương hiệu của các nhãn hàng lớn đã đăng ký bảo hộ tại Việt Nam (như Nike, Adidas, Apple, Chanel...). Nếu muốn nhập khẩu hàng chính hãng, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất trình được giấy ủy quyền hợp pháp từ chủ sở hữu thương hiệu. Việc cố tình khai báo gian lận các mặt hàng này sẽ dẫn đến hình phạt tịch thu tiêu hủy và phạt hành chính rất nặng.

• Quy định nghiêm ngặt về nhãn mác hàng hóa (Labeling): Hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc bắt buộc phải có nhãn gốc (bằng tiếng Trung hoặc tiếng Anh) thể hiện đầy đủ thông tin nhà sản xuất. Khi hàng về đến Việt Nam, doanh nghiệp phải bổ sung nhãn phụ bằng tiếng Việt trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường. Nội dung nhãn phụ phải hiển thị rõ ràng: Tên hàng hóa, tên và địa chỉ của tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa, xuất xứ (Made in China), thành phần, thông số kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng. Việc thiếu nhãn phụ hoặc nhãn phụ sai quy định là lỗi rất phổ biến khiến doanh nghiệp bị xử phạt khi cơ quan quản lý kiểm tra thị trường.

• Lưu ý về quy định tham vấn giá: Cơ quan hải quan có hệ thống quản lý rủi ro và danh mục dữ liệu giá đối với từng mặt hàng. Nếu mức giá doanh nghiệp khai báo trên hóa đơn thấp hơn đáng kể so với mức giá rủi ro của hải quan, tờ khai sẽ bị chuyển sang diện nghi vấn trốn thuế. Khi đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh bao gồm: Hợp đồng thương mại, chứng từ thanh toán quốc tế qua ngân hàng, hóa đơn cước vận chuyển để tham gia phiên tham vấn giá và giải trình với hải quan nhằm giữ nguyên mức giá khai báo thực tế.

• Kiểm tra kỹ thời hạn và điều kiện giao hàng: Doanh nghiệp cần hiểu rõ các điều kiện Incoterms ký kết trong hợp đồng để xác định rõ ranh giới chuyển giao rủi ro và chi phí (ai là người chịu trách nhiệm mua bảo hiểm, ai thuê phương tiện vận chuyển). Ngoài ra, hãy lưu ý thời gian lưu container/lưu bãi tại cảng (Demurrage/Detention) được hãng tàu cho phép để chủ động khâu thông quan, tránh việc kéo dài thời gian làm thủ tục dẫn đến phát sinh chi phí phạt lưu bãi ngoài ý muốn.

Ỷ Thiên Logistics - Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch uy tín

Việc tự thực hiện thủ tục hải quan và đàm phán quốc tế đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải có chuyên môn sâu và am hiểu tường tận luật bến bãi. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tối ưu hóa thời gian, giải phóng nguồn lực và triệt tiêu các rủi ro pháp lý, việc hợp tác với một đơn vị trung gian chuyên nghiệp là lựa chọn tối ưu.

Ỷ Thiên Logistics tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp nhập khẩu chính ngạch trọn gói từ Trung Quốc về Việt Nam với những lợi thế cạnh tranh vượt trội:

• Tối ưu chi phí: Giá cước vận chuyển cạnh tranh top đầu thị trường, chỉ từ 4.500đ/kg, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí đầu vào, gia tăng năng lực cạnh tranh cho sản phẩm.

• Thời gian vận chuyển siêu tốc: Hàng hóa được kết nối liên tục, đảm bảo thời gian về kho nhanh chóng từ 3 - 5 ngày, không làm đứt gãy chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

• Hồ sơ pháp lý minh bạch: Cung cấp đầy đủ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc bao gồm tờ khai hải quan thông quan thông suốt và hóa đơn VAT hợp pháp, giúp doanh nghiệp yên tâm hạch toán kế toán.

• Hệ thống kho bãi chính chủ: Sở hữu mạng lưới kho bãi chính chủ quy mô lớn tại cả Trung Quốc và Việt Nam, được trang bị hệ thống kiểm soát an ninh và quản lý hiện đại, đảm bảo quy trình đóng dỡ hàng diễn ra an toàn.

• Bảo hiểm hàng hóa an toàn tuyệt đối: Cam kết chính sách bảo hiểm hàng hóa lên đến 100% giá trị lô hàng nếu xảy ra các sự cố thất lạc, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Chuyển dịch sang giao thương chính ngạch là bước đi chiến lược và bền vững cho mọi doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài tại thị trường Việt Nam. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc và tuân thủ đúng quy trình hải quan sẽ giúp bạn làm chủ dòng hàng và bảo vệ dòng vốn kinh doanh an toàn. Liên hệ ngay với Ỷ Thiên Logistics hôm nay để nhận báo giá chi tiết và trải nghiệm dịch vụ nhập khẩu chính ngạch an toàn, nhanh chóng và uy tín nhất!

• Văn phòng: Tầng 6, IP3 Imperial Plaza 360 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân , Hà Nội

• Hotline: 096.559.1688

• Website: https://ythienlogistics.vn/