Nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì? Hướng dẫn chi tiết A-Z

Khi lần đầu nhập hàng từ nước ngoài, đặc biệt là hàng Trung Quốc, nhiều doanh nghiệp và chủ shop thường băn khoăn nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì để hàng được thông quan hợp pháp, hạn chế phát sinh chi phí và tránh chậm tiến độ. Thực tế, hồ sơ nhập khẩu chính ngạch không hoàn toàn giống nhau cho mọi lô hàng mà phụ thuộc vào loại hàng, mã HS và chính sách quản lý chuyên ngành. Bên cạnh các chứng từ phổ biến như hóa đơn thương mại, Packing List, vận đơn và tờ khai hải quan, một số mặt hàng còn cần C/O, giấy phép nhập khẩu, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng nhận kiểm dịch. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại giấy tờ nhập khẩu hàng hóa cần chuẩn bị và quy trình làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch từ A-Z.

Các giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ nhập khẩu

Khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ để khai báo hải quan, xác định trị giá hàng hóa và đối chiếu thông tin lô hàng. Tùy từng trường hợp, thành phần hồ sơ có thể khác nhau, nhưng một bộ chứng từ nhập khẩu thường có các giấy tờ cơ bản dưới đây.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là văn bản thể hiện thỏa thuận mua bán giữa doanh nghiệp nhập khẩu và nhà cung cấp nước ngoài. Đây là căn cứ xác nhận các điều kiện giao dịch và quyền, nghĩa vụ của hai bên.

Một Sales Contract thường có những thông tin chính như:

• Thông tin người mua và người bán;

• Tên hàng, số lượng và đơn giá;

• Tổng giá trị hợp đồng;

• Điều kiện giao hàng và thanh toán;

• Thời gian, địa điểm giao nhận hàng.

Hợp đồng cần thống nhất với Invoice và các chứng từ liên quan để hạn chế sai lệch thông tin khi xử lý hồ sơ nhập khẩu hàng hóa.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Commercial Invoice là hóa đơn do người bán phát hành, thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng. Đây là chứng từ quan trọng để cơ quan hải quan xem xét thông tin hàng hóa và trị giá khai báo.

Hóa đơn thương mại thường bao gồm:

• Thông tin người bán, người mua;

• Số và ngày phát hành Invoice;

• Tên, mô tả và số lượng hàng hóa;

• Đơn giá, tổng giá trị;

• Đồng tiền thanh toán;

• Điều kiện giao hàng theo thỏa thuận.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên hàng, số lượng và giá trị trên Invoice, đảm bảo thống nhất với hợp đồng và tờ khai hải quan nhập khẩu.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List là phiếu kê chi tiết quy cách đóng gói của lô hàng. Chứng từ này giúp xác định hàng được chia thành bao nhiêu kiện, trọng lượng và cách sắp xếp hàng hóa, đặc biệt hữu ích trong quá trình vận chuyển và kiểm hóa.

Thông tin cơ bản trên Packing List thường gồm:

• Số lượng kiện hàng;

• Số lượng sản phẩm trong từng kiện;

• Trọng lượng tịnh (Net Weight);

• Trọng lượng cả bì (Gross Weight);

• Kích thước, thể tích và quy cách đóng gói.

Các thông tin về số lượng và trọng lượng cần được kiểm tra kỹ để tránh chênh lệch giữa chứng từ nhập khẩu và hàng hóa thực tế.

Vận tải đơn (Bill of Lading - B/L)

Vận tải đơn (Bill of Lading) là chứng từ vận chuyển được sử dụng phổ biến đối với hàng nhập khẩu bằng đường biển, do người vận chuyển hoặc đơn vị có thẩm quyền phát hành. Với đường hàng không, chứng từ tương ứng thường là Air Waybill (AWB).

Vận đơn cung cấp những thông tin quan trọng như:

• Người gửi và người nhận hàng;

• Cảng đi, cảng đến;

• Thông tin chuyến vận chuyển;

• Số lượng kiện và trọng lượng;

• Mô tả hàng hóa.

Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trên vận đơn với Invoice và Packing List trước khi khai báo hải quan để hạn chế sai sót ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng, thông quan.

Nếu nhập hàng trực tiếp từ Trung Quốc, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các phương án vận chuyển Trung Quốc - Việt Nam chính ngạch bằng đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không để lựa chọn hình thức phù hợp với lô hàng.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là chứng từ cốt lõi trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch. Người khai hải quan thực hiện khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử để cơ quan chức năng kiểm tra và xử lý thông quan.

Một số nội dung quan trọng trên tờ khai gồm:

• Tên và mã HS của hàng hóa;

• Số lượng, trọng lượng;

• Trị giá khai báo;

• Nước xuất xứ;

• Thuế suất và các loại thuế liên quan;

• Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu.

Trong đó, mã HS cần được xác định chính xác vì liên quan trực tiếp đến thuế suất, chính sách quản lý mặt hàng và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Thông tin khai báo cũng phải phù hợp với bộ hồ sơ nhập khẩu và thực tế hàng hóa để hạn chế việc phải bổ sung, giải trình hoặc điều chỉnh tờ khai.

Bảng tóm tắt bộ chứng từ nhập khẩu thường gặp

Các giấy tờ bổ sung tùy theo mặt hàng

Ngoài bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản, một số mặt hàng còn phải bổ sung giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng nhận kiểm dịch. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào mã HS, đặc tính hàng hóa, nước xuất khẩu và chính sách quản lý tại thời điểm làm thủ tục. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng và vận chuyển hàng về Việt Nam.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là chứng từ xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhất định. C/O đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn áp dụng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại mà Việt Nam tham gia, với điều kiện hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ tương ứng.

C/O thường thể hiện các thông tin như:

• Người xuất khẩu và người nhập khẩu;

• Nước xuất xứ của hàng hóa;

• Tên, số lượng và mô tả hàng;

• Tiêu chí xuất xứ;

• Số và ngày cấp chứng nhận.

Tùy thị trường nhập khẩu và hiệp định thương mại áp dụng, loại C/O sử dụng sẽ khác nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng mẫu và điều kiện xuất xứ trước khi đề nghị hưởng ưu đãi thuế.

Giấy phép nhập khẩu / Kiểm tra chuyên ngành

Một số hàng hóa thuộc diện quản lý của các bộ, ngành phải có giấy phép nhập khẩu hoặc thực hiện kiểm tra chuyên ngành theo quy định. Đây là nhóm chứng từ cần đặc biệt lưu ý vì thiếu giấy phép hoặc chưa hoàn thành thủ tục chuyên ngành có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan hàng hóa.

Một số nhóm hàng thường cần kiểm tra chính sách chuyên ngành gồm:

• Thực phẩm và nguyên liệu thực phẩm;

• Mỹ phẩm;

• Hóa chất;

• Thiết bị y tế;

• Máy móc, thiết bị hoặc sản phẩm thuộc diện kiểm tra chất lượng;

• Các mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành khác.

Tùy loại hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện đăng ký kiểm tra chất lượng, công bố sản phẩm, kiểm tra an toàn thực phẩm hoặc xin giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành. Do đó, cần xác định mã HS và chính sách nhập khẩu trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.

Chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Veterinary Certificate)

Chứng nhận kiểm dịch được áp dụng đối với những hàng hóa thuộc diện kiểm dịch động vật, thực vật hoặc sản phẩm có nguồn gốc liên quan. Mục đích là xác nhận hàng hóa đáp ứng các yêu cầu về kiểm dịch trước khi được nhập khẩu và lưu thông.

Những nhóm hàng thường cần lưu ý về kiểm dịch gồm:

• Nông sản, hạt giống và sản phẩm có nguồn gốc thực vật;

• Động vật và sản phẩm có nguồn gốc động vật;

• Thịt, thủy sản và một số nguyên liệu thực phẩm;

• Gỗ, sản phẩm thực vật thuộc diện kiểm dịch;

• Các mặt hàng khác nằm trong danh mục kiểm dịch theo quy định.

Tùy từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị chứng thư từ nước xuất khẩu và đăng ký kiểm dịch với cơ quan chức năng tại Việt Nam. Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu kiểm dịch ngay từ trước khi đặt hàng để tránh trường hợp hàng đã về cửa khẩu nhưng thiếu giấy tờ làm thủ tục nhập khẩu cần thiết.

Chưa xác định được hàng của bạn cần C/O, giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành? Gửi tên hàng, hình ảnh, thành phần/công dụng và thông tin nhà cung cấp cho Ỷ Thiên Logistics để được kiểm tra phương án nhập khẩu trước khi đặt hàng.

Quy trình các bước làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch

Biết nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì mới chỉ là bước đầu. Để lô hàng được đưa về Việt Nam thuận lợi, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình nhập khẩu chính ngạch từ kiểm tra chính sách, chuẩn bị hồ sơ đến khai báo và thông quan. Với hàng nhập từ Trung Quốc, bạn có thể xem thêm hướng dẫn chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch.

Bước 1: Kiểm tra chính sách nhập khẩu và mã HS

Trước khi đặt hàng, cần xác định chính xác: Hàng có được phép nhập khẩu không? Có cần giấy phép không? Có phải kiểm tra chuyên ngành không? Mã HS dự kiến là gì? Thuế nhập khẩu bao nhiêu? Đây là bước quan trọng để dự toán chi phí và tránh nhập phải hàng chưa đáp ứng điều kiện pháp lý.

Bước 2: Ký hợp đồng và chuẩn bị chứng từ thương mại

Người mua và nhà cung cấp thống nhất các điều khoản giao dịch, sau đó chuẩn bị những giấy tờ nhập khẩu phù hợp như Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List và tài liệu liên quan. Thông tin giữa các chứng từ nên thống nhất về tên hàng, model, số lượng, trọng lượng, giá trị và chủ thể giao dịch.

Nếu doanh nghiệp chưa có nguồn hàng hoặc gặp khó khăn khi giao dịch với nhà cung cấp Trung Quốc, có thể tham khảo dịch vụ đặt hàng Trung Quốc để hỗ trợ tìm nguồn, thương lượng, mua hàng và theo dõi đơn.

Bước 3: Xin giấy phép và thực hiện thủ tục chuyên ngành nếu có

Nếu sản phẩm thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tương ứng theo quy định của cơ quan quản lý. Không nên chờ hàng đến cửa khẩu mới bắt đầu kiểm tra vấn đề này vì có thể làm kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Bước 4: Tổ chức vận chuyển hàng về Việt Nam

Doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với đặc tính hàng hóa, thời gian và ngân sách như đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không. Sau khi hàng được giao cho đơn vị vận chuyển, các chứng từ vận tải tương ứng sẽ được phát hành.

Đối với nguồn hàng Trung Quốc, bạn có thể tìm hiểu chi tiết dịch vụ vận chuyển chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam để tham khảo quy trình vận chuyển, thông quan và giao hàng.

Bước 5: Khai tờ khai hải quan

Người khai hải quan thực hiện khai báo hải quan hàng nhập khẩu trên hệ thống điện tử. Các nội dung cần đặc biệt chú ý gồm:

Mã HS – tên hàng – xuất xứ – trị giá – số lượng – thuế suất – thông tin chứng từ.

Tùy kết quả phân luồng và đặc điểm lô hàng, cơ quan hải quan có thể xử lý hồ sơ theo quy trình tương ứng và yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa khi cần thiết.

Bước 6: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và thông quan

Doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh theo quy định. Khi hồ sơ nhập khẩu chính ngạch và hàng hóa đáp ứng yêu cầu, lô hàng được thông quan để tiếp tục vận chuyển về kho.

Có thể hình dung quy trình ngắn gọn như sau:

Kiểm tra mặt hàng → Xác định mã HS → Chuẩn bị chứng từ → Vận chuyển → Khai hải quan → Nộp thuế → Thông quan → Giao hàng.

Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch tại Ỷ Thiên Logistics

Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về chứng từ, mã HS và thủ tục hải quan, sử dụng dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch tại Ỷ Thiên Logistics là giải pháp giúp đơn giản hóa quá trình nhập khẩu. Đơn vị cung cấp dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc theo hình thức trọn gói, hỗ trợ từ kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị hồ sơ đến khai báo hải quan, vận chuyển và giao hàng tại Việt Nam.

Với hình thức ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc, Ỷ Thiên Logistics có thể thay khách hàng thực hiện các công việc liên quan đến giao dịch và thủ tục nhập khẩu. Quy trình dịch vụ được triển khai qua các bước chính:

• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin hàng hóa: Tra cứu mã HS, chính sách quản lý mặt hàng, yêu cầu về giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

• Báo giá và ký hợp đồng: Chi phí được xác định dựa trên phương thức vận chuyển, phí dịch vụ, thuế nhập khẩu, VAT và các khoản liên quan.

• Nhận và tập kết hàng tại Trung Quốc: Phối hợp với nhà cung cấp, nhận hàng tại kho và kiểm tra tình trạng, quy cách đóng gói.

• Chuẩn bị hồ sơ và thông quan: Hỗ trợ chứng từ nhập khẩu, truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, thực hiện nghĩa vụ thuế và các thủ tục hải quan cần thiết.

• Vận chuyển và giao hàng: Sau khi thông quan, hàng được vận chuyển về kho tại Việt Nam và giao đến địa chỉ theo thỏa thuận.

• Bàn giao chứng từ: Khách hàng được bàn giao các chứng từ liên quan như tờ khai đã thông quan, biên lai nộp thuế và hóa đơn VAT theo loại hình dịch vụ.

Bên cạnh quy trình khép kín, Ỷ Thiên Logistics có hệ thống kho tại Trung Quốc và Việt Nam, khai thác tuyến vận chuyển Bằng Tường - Hà Nội - TP.HCM và hỗ trợ theo dõi đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt khối lượng công việc liên quan đến hồ sơ nhập khẩu, khai báo hải quan và vận chuyển Trung Quốc - Việt Nam, đồng thời chủ động hơn khi đưa hàng về Việt Nam theo đường chính ngạch.

Bạn chưa biết nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì hoặc mặt hàng của mình có yêu cầu giấy phép chuyên ngành hay không? Hãy liên hệ Ỷ Thiên Logistics và cung cấp thông tin lô hàng để được tư vấn phương án nhập khẩu, chứng từ cần chuẩn bị và chi phí dự kiến trước khi vận chuyển.