Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc giúp cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và thông quan hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật. Vậy tờ khai hải quan là gì, nguyên tắc khai báo ra sao và những loại tờ khai hải quan nào, hãy cùng Ỷ Thiên Logistics tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan (tiếng Anh: Customs Declaration) là văn bản hoặc dữ liệu điện tử do người khai hải quan lập để kê khai đầy đủ thông tin về hàng hóa, phương tiện vận tải và các bên liên quan khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Người khai có thể là chủ hàng hóa (người xuất khẩu, người nhập khẩu) hoặc người được ủy quyền thực hiện khai báo theo quy định của pháp luật.

tờ khai hải quan là gì

Đây là chứng từ bắt buộc trong quy trình làm thủ tục hải quan. Thông qua tờ khai hải quan, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thông tin về hàng hóa, xác định chính sách quản lý, tính thuế và quyết định việc thông quan. Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp thực hiện khai báo trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả quản lý.

Đối với mọi doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, việc khai tờ khai hải quan là một bước không thể bỏ qua. Nếu không thực hiện khai báo hoặc khai báo không đúng quy định, lô hàng sẽ không đủ điều kiện để làm thủ tục thông quan, dẫn đến việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu bị gián đoạn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể phải đối mặt với các rủi ro như chậm giao hàng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc bị xử phạt theo quy định hiện hành.

Nguyên tắc khi khai tờ khai hải quan?

Việc khai tờ khai hải quan không chỉ là một thủ tục bắt buộc mà còn phải tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 29 Luật Hải quan 2014. Thực hiện đúng các nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian thông quan và tránh các vi phạm hành chính.

Khai báo đầy đủ, chính xác và trung thực

Người khai hải quan có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác và rõ ràng tất cả các thông tin trên tờ khai hải quan như: thông tin về doanh nghiệp, tên hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ, loại hình xuất nhập khẩu và các chứng từ liên quan.

tờ khai hải quan là gì

Việc khai sai hoặc thiếu thông tin có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, kéo dài thời gian thông quan hoặc phát sinh các khoản xử phạt theo quy định của pháp luật.

Thực hiện khai hải quan bằng phương thức điện tử

Hiện nay, việc khai hải quan chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ, người khai mới được sử dụng tờ khai hải quan giấy.

tờ khai hải quan là gì

Tờ khai hải quan đã đăng ký có giá trị pháp lý

Sau khi được cơ quan hải quan chấp nhận đăng ký, tờ khai hải quan sẽ có giá trị để thực hiện các thủ tục thông quan. Đồng thời, các chính sách quản lý hàng hóa, thuế xuất khẩu và thuế nhập khẩu sẽ được áp dụng theo thời điểm đăng ký tờ khai, trừ những trường hợp pháp luật về thuế có quy định khác.

Được khai bổ sung khi phát hiện sai sót

Trong quá trình thực hiện thủ tục, nếu phát hiện thông tin đã khai chưa chính xác, người khai hải quan có quyền thực hiện khai bổ sung theo quy định. Cụ thể:

  • Đối với hàng hóa đang làm thủ tục hải quan: được khai bổ sung trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kiểm tra trực tiếp hồ sơ.

  • Đối với hàng hóa đã được thông quan: được khai bổ sung trong vòng 60 ngày kể từ ngày thông quan, với điều kiện cơ quan hải quan chưa ban hành quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra.

Trường hợp phát hiện sai sót sau thời hạn nêu trên, người khai vẫn phải thực hiện khai bổ sung nhưng sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật về thuế và xử lý vi phạm hành chính nếu có.

Được sử dụng tờ khai chưa hoàn chỉnh trong một số trường hợp

Pháp luật cho phép người khai hải quan được nộp tờ khai chưa hoàn chỉnh hoặc sử dụng chứng từ thay thế để hàng hóa được thông quan trước, sau đó hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn luật định.

Ngoài ra, đối với một số loại hàng hóa đáp ứng điều kiện theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện khai một lần cho nhiều lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu trong một khoảng thời gian nhất định, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa thủ tục.

tờ khai hải quan là gì

Có thể thay đổi loại hình xuất nhập khẩu theo quy định

Trong trường hợp hàng hóa vẫn đang làm thủ tục hải quan hoặc đã hoàn thành thủ tục nhưng còn chịu sự giám sát của cơ quan hải quan, người khai có thể đề nghị thay đổi loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Mọi thông tin kê khai trên tờ khai hải quan đều là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, xác định nghĩa vụ thuế và áp dụng chính sách quản lý hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp nên rà soát kỹ hồ sơ và chứng từ trước khi đăng ký tờ khai để hạn chế việc phải khai bổ sung hoặc phát sinh các vi phạm không đáng có.

XEM THÊM:

 

Các nội dung cơ bản trong tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là tài liệu tổng hợp toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Các thông tin được khai báo trên tờ khai sẽ là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, xác định chính sách quản lý hàng hóa, tính thuế và quyết định việc thông quan.

tờ khai hải quan

Mặc dù mẫu tờ khai có thể khác nhau tùy từng loại hình xuất nhập khẩu, nhưng nhìn chung đều bao gồm các nhóm thông tin cơ bản dưới đây.

Thông tin chung về tờ khai

Đây là nhóm thông tin giúp cơ quan hải quan quản lý và theo dõi hồ sơ của từng lô hàng. Các nội dung thường bao gồm:

  • Số tờ khai và ngày đăng ký: Là mã số định danh của tờ khai và thời điểm hệ thống hải quan ghi nhận hồ sơ.

  • Mã loại hình: Thể hiện mục đích xuất khẩu hoặc nhập khẩu như kinh doanh thương mại, gia công, sản xuất xuất khẩu, phi mậu dịch, tạm nhập tái xuất...

  • Chi cục Hải quan: Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ hải quan.

tờ khai hải quan

Thông tin về người xuất khẩu và người nhập khẩu

Nhóm thông tin này xác định các chủ thể tham gia giao dịch xuất nhập khẩu. Thông thường sẽ bao gồm:

  • Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân xuất khẩu.

  • Địa chỉ và mã số thuế của người xuất khẩu.

  • Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nhập khẩu.

  • Thông tin đại lý làm thủ tục hải quan (nếu doanh nghiệp ủy quyền khai báo).

Thông tin chi tiết về hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất trên tờ khai hải quan vì ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân loại hàng hóa và xác định nghĩa vụ thuế. Một số thông tin bắt buộc gồm:

  • Tên hàng hóa: Mô tả rõ tên thương mại, nhãn hiệu, quy cách hoặc đặc tính của sản phẩm.

  • Mã HS (HS Code): Mã phân loại hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam, là căn cứ để áp dụng thuế suất và chính sách quản lý.

  • Xuất xứ hàng hóa (Origin): Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi sản xuất hàng hóa; trong một số trường hợp cần kèm theo Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).

  • Số lượng và trọng lượng: Bao gồm số lượng hàng hóa, trọng lượng tịnh (Net Weight) và tổng trọng lượng (Gross Weight).

  • Trị giá hải quan: Giá trị khai báo của lô hàng dùng để tính thuế và các khoản phí liên quan.

Thông tin vận chuyển và chứng từ đi kèm

Ngoài thông tin về hàng hóa, tờ khai hải quan còn thể hiện các dữ liệu liên quan đến quá trình vận chuyển và bộ chứng từ của lô hàng. Bao gồm:

  • Phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay, xe tải...).

  • Số chuyến, số hiệu container hoặc số vận đơn.

  • Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

  • Các chứng từ đính kèm như Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy phép chuyên ngành (nếu có).

Thông tin về thuế và các khoản phải nộp

Sau khi xác định được loại hàng hóa và trị giá hải quan, hệ thống sẽ tính toán các khoản thuế và lệ phí mà doanh nghiệp phải thực hiện.

Tùy từng loại hàng hóa, nghĩa vụ tài chính có thể bao gồm:

  • Thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu.

  • Thuế giá trị gia tăng (VAT).

  • Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

  • Thuế bảo vệ môi trường hoặc các khoản thu khác theo quy định.

Bên cạnh đó, tờ khai cũng thể hiện trạng thái nộp thuế của doanh nghiệp, bao gồm số tiền phải nộp, đã hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc được miễn, giảm theo chính sách hiện hành.

Lưu ý: Trước khi đăng ký tờ khai hải quan, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin về mã HS, xuất xứ, trị giá và chứng từ kèm theo. Việc khai báo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phải khai bổ sung, giảm nguy cơ bị kiểm tra thực tế hàng hóa và rút ngắn thời gian thông quan.

Các loại tờ khai hải quan phổ biến

Tờ khai hải quan xuất khẩu

Tờ khai hải quan xuất khẩu được sử dụng khi doanh nghiệp hoặc cá nhân đưa hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài. Loại tờ khai này thể hiện các thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, hàng hóa, mã HS, trị giá, điều kiện giao hàng và phương thức vận chuyển. Sau khi tờ khai được đăng ký và hoàn tất các thủ tục theo quy định, hàng hóa sẽ được cơ quan hải quan xem xét thông quan để xuất khẩu. Đây là loại tờ khai được sử dụng phổ biến trong hoạt động thương mại quốc tế. 

Các loại tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan nhập khẩu

Tờ khai hải quan nhập khẩu áp dụng đối với hàng hóa được đưa từ nước ngoài vào Việt Nam. Nội dung khai báo bao gồm thông tin về doanh nghiệp nhập khẩu, xuất xứ hàng hóa, mã HS, trị giá hải quan và các loại thuế phải nộp. Dựa trên thông tin này, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ, xác định nghĩa vụ thuế và quyết định việc thông quan. Việc khai báo đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị kiểm tra hoặc chậm trễ trong quá trình nhập khẩu. 

Tờ khai hải quan tạm nhập tái xuất

Tờ khai hải quan tạm nhập tái xuất được sử dụng đối với hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó phải tái xuất ra nước ngoài. Loại hình này thường áp dụng cho máy móc, thiết bị thuê, hàng triển lãm, hàng dự hội chợ hoặc hàng kinh doanh tạm nhập tái xuất. Khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng thời hạn tái xuất và các điều kiện quản lý theo quy định của pháp luật. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc bị xử lý vi phạm. 

Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ

Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ áp dụng cho các giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp trong nước nhưng được pháp luật xác định là hoạt động xuất nhập khẩu. Trường hợp này thường gặp giữa doanh nghiệp chế xuất với doanh nghiệp nội địa hoặc giao hàng theo chỉ định của thương nhân nước ngoài. Mặc dù hàng hóa không di chuyển qua cửa khẩu quốc tế, các bên vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục khai báo hải quan theo quy định. Việc sử dụng đúng loại tờ khai giúp đảm bảo nghĩa vụ thuế và tính hợp pháp của giao dịch. 

Tờ khai hải quan phi mậu dịch

Tờ khai hải quan phi mậu dịch được sử dụng đối với hàng hóa không phục vụ mục đích mua bán thương mại, chẳng hạn như quà biếu, quà tặng, hàng viện trợ, tài sản di chuyển hoặc hàng mẫu. Dù không phát sinh hoạt động kinh doanh, nhiều loại hàng hóa phi mậu dịch vẫn phải thực hiện khai báo hải quan và có thể phải nộp thuế theo quy định hiện hành. Việc khai đúng loại hình phi mậu dịch giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và tránh các sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ. 

Các loại tờ khai hải quan

Hiểu rõ tờ khai hải quan là gì, các nguyên tắc khai báo và từng loại tờ khai sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu đúng quy định, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian thông quan. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch với quy trình chuyên nghiệp và tư vấn thủ tục hải quan đầy đủ, Ỷ Thiên Logistics là lựa chọn đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận chuyển quốc tế, Ỷ Thiên Logistics mang đến giải pháp nhập hàng an toàn, minh bạch và tối ưu chi phí cho khách hàng.