CHÍNH SÁCH KIỂM ĐẾM HÀNG HÓA

Chính sách kiểm đếm được xây dựng nhằm giúp khách hàng theo dõi tình trạng đơn hàng, kịp thời phát hiện những điểm chưa phù hợp và xác định cơ sở xử lý khi phát sinh vấn đề.

1. Phạm vi và nguyên tắc kiểm đếm

Tùy theo loại hàng hóa và phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận, Ỷ Thiên thực hiện hoặc phối hợp kiểm tra các thông tin liên quan đến lô hàng, bao gồm:

Số lượng và quy cách đóng gói: Đối chiếu số kiện, số lượng sản phẩm và thông tin khối lượng khi thuộc phạm vi kiểm tra.
Thông tin nhận diện hàng hóa: Kiểm tra tên hàng, mẫu mã, ký hiệu và các đặc điểm nhận biết theo dữ liệu khách hàng hoặc nhà cung cấp cung cấp.
Hồ sơ đi kèm: Rà soát các chứng từ liên quan theo yêu cầu của từng lô hàng và phạm vi dịch vụ, chẳng hạn hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hoặc vận đơn.

Việc kiểm đếm là cơ sở ghi nhận tình trạng hàng hóa tại từng thời điểm tiếp nhận hoặc bàn giao. Phạm vi kiểm tra thực tế phụ thuộc vào thỏa thuận dịch vụ; hoạt động này không mặc nhiên thay thế việc kiểm định chất lượng hay xác nhận tính hợp pháp của hàng hóa.

2. Các bước thực hiện kiểm đếm

2.1. Khi hàng được tiếp nhận tại kho Trung Quốc

Sau khi nhận thông tin đơn hàng, Ỷ Thiên phối hợp với bên gửi hoặc đơn vị kho để đối chiếu hàng thực tế với danh sách hàng hóa đã cung cấp.

Trường hợp phát hiện dấu hiệu bất thường như thiếu hàng, thừa hàng, nhầm sản phẩm hoặc thông tin không khớp, đơn vị phụ trách sẽ ghi nhận tình trạng và thông báo cho khách hàng để cùng xác minh, thống nhất phương án xử lý.

2.2. Trong quá trình hàng về Việt Nam

Khi hàng đến điểm tập kết hoặc kho tiếp nhận tại Việt Nam, việc đối chiếu được thực hiện theo phạm vi dịch vụ đã đăng ký và điều kiện thực tế của lô hàng.

Thông tin ghi nhận có thể bao gồm số kiện, tình trạng bao bì bên ngoài, mã nhận diện và các dữ liệu cần thiết để so sánh với thông tin ban đầu. Nếu khách hàng trực tiếp tham gia kiểm tra, kết quả có thể được xác nhận giữa các bên liên quan.

2.3. Khi phát hiện sai lệch

Nếu kết quả kiểm đếm cho thấy có sự khác biệt so với thông tin đơn hàng, Ỷ Thiên sẽ ghi nhận nội dung phát sinh, thu thập tài liệu liên quan và phối hợp với các bên có trách nhiệm để xác minh nguyên nhân.

Thời gian phản hồi và xử lý được áp dụng theo tính chất vụ việc, điều kiện xác minh và chính sách dịch vụ tương ứng. Khách hàng có thể được đề nghị cung cấp thêm hình ảnh, video, chứng từ hoặc thông tin đơn hàng để làm rõ sự việc.

3. Ghi nhận kết quả và lưu hồ sơ

Kết quả kiểm đếm được thể hiện bằng biên bản, phiếu xác nhận hoặc hình thức ghi nhận phù hợp với quy trình của Ỷ Thiên và đơn vị liên quan.

Hồ sơ có thể bao gồm:

Thông tin đơn hàng và danh mục hàng hóa đối chiếu.
Số lượng thực tế tại thời điểm kiểm tra.
Mô tả tình trạng bao bì hoặc sai lệch được phát hiện.
Hình ảnh, video và chứng từ bổ sung nếu có.
Xác nhận của các bên tham gia, khi áp dụng.

Tài liệu kiểm đếm được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, đối soát và xử lý khiếu nại theo quy trình nội bộ cùng các yêu cầu pháp luật có liên quan. Thời hạn lưu hồ sơ thực hiện theo chính sách lưu trữ được Ỷ Thiên công bố hoặc thỏa thuận với khách hàng.

4. Xác minh trách nhiệm và xử lý tổn thất

Khi phát sinh tình trạng thiếu hàng, nhầm hàng hoặc hư hỏng, Ỷ Thiên căn cứ vào kết quả kiểm đếm, bằng chứng liên quan và phạm vi trách nhiệm của từng bên để phối hợp giải quyết.

Sai lệch phát sinh từ bên gửi hoặc đơn vị vận chuyển: Ỷ Thiên hỗ trợ khách hàng làm việc với bên liên quan, xác minh nguyên nhân và thực hiện phương án xử lý theo thỏa thuận dịch vụ, hồ sơ chứng minh thiệt hại và chính sách bồi thường áp dụng.
Thông tin khai báo từ khách hàng chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ: Việc đối soát và xử lý được xem xét dựa trên thông tin đã cung cấp, chứng từ thực tế và quy định liên quan. Các chi phí hoặc thiệt hại phát sinh do thông tin khai báo sai sẽ được xác định theo thỏa thuận và trách nhiệm của các bên.
Chưa đủ căn cứ xác định nguyên nhân: Các bên phối hợp bổ sung tài liệu, hình ảnh hoặc thông tin cần thiết trước khi đưa ra kết luận và phương án giải quyết.

Việc hỗ trợ xử lý không đồng nghĩa với cam kết bồi thường tự động trong mọi trường hợp. Mức bồi thường, điều kiện áp dụng và thời hạn giải quyết được thực hiện theo chính sách khiếu nại, bồi thường của Ỷ Thiên và thỏa thuận cụ thể của đơn hàng.

5. Kiểm đếm đối với hàng hóa có yêu cầu riêng

Với những lô hàng có đặc điểm đặc thù hoặc cần phương pháp kiểm tra chuyên biệt, khách hàng nên thông báo trước để Ỷ Thiên xem xét khả năng tiếp nhận và phương án thực hiện.

Tùy từng trường hợp, phạm vi kiểm tra có thể bao gồm:

Cân trọng lượng hoặc đo kích thước, thể tích.
Đối chiếu số lượng theo kiện, thùng hoặc danh mục sản phẩm.
Lấy mẫu hoặc kiểm tra theo phương án đã thống nhất.
Phối hợp với đơn vị kiểm định độc lập khi cần thiết và có đủ điều kiện triển khai.

Các hạng mục kiểm tra bổ sung, chi phí phát sinh và giới hạn trách nhiệm cần được thông báo để khách hàng xác nhận trước khi thực hiện. Việc kiểm đếm thông thường không được hiểu là kiểm định chuyên môn về chất lượng, thành phần hoặc độ an toàn của sản phẩm.

6. Tuân thủ quy định liên quan đến hàng hóa

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin hàng hóa trung thực, đầy đủ và các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của từng loại hàng. Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, kiểm định kỹ thuật hoặc yêu cầu hồ sơ riêng, khách hàng cần phối hợp chuẩn bị tài liệu theo quy định hiện hành.

Ỷ Thiên thực hiện việc tiếp nhận và kiểm đếm trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận. Kết quả kiểm đếm không thay thế thủ tục kiểm tra, phân loại, giám định hoặc quyết định thông quan của cơ quan có thẩm quyền.

Nếu phát hiện hàng hóa có dấu hiệu không đáp ứng điều kiện vận chuyển hoặc thiếu thông tin cần thiết, Ỷ Thiên có thể yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ, tạm dừng xử lý hoặc từ chối tiếp nhận theo chính sách dịch vụ và quy định áp dụng.

7. Hỗ trợ và tiếp nhận yêu cầu kiểm đếm

Khi cần tra cứu kết quả kiểm đếm hoặc phản ánh sai lệch của đơn hàng, khách hàng vui lòng liên hệ với Ỷ Thiên qua các kênh hỗ trợ chính thức được công bố trên website.

Để việc xác minh được thực hiện thuận tiện, khách hàng nên cung cấp mã đơn hàng, mô tả vấn đề và các bằng chứng liên quan như hình ảnh, video, phiếu giao nhận hoặc chứng từ thanh toán nếu có.

Ỷ Thiên tiếp nhận thông tin và phối hợp kiểm tra theo quy trình áp dụng đối với từng trường hợp.